Jakie sprawy można załatwić u notariusza – przegląd możliwości i formalności

U notariusza załatwisz między innymi: sporządzenie aktów notarialnych (np. sprzedaż i darowizna nieruchomości), poświadczenie podpisów i zgodności odpisów, czynności spadkowe (testament, akt poświadczenia dziedziczenia, dział spadku), ustanowienie rozdzielności majątkowej małżeńskiej (intercyza), pełnomocnictwa w formie notarialnej, oraz sprawy spółek (umowy i zmiany w KRS). Poniżej znajdziesz przejrzysty przegląd możliwości i formalności, w tym wymagane dokumenty i praktyczne wskazówki.

Przeczytaj również: Usługi księgowe – na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe

Czynności notarialne – podstawowy zakres i kiedy wymagana jest forma aktu

Czynność notarialna polega na sporządzeniu przez notariusza dokumentu mającego określoną przez prawo formę oraz na dokonaniu poświadczeń. Forma aktu notarialnego jest wymagana m.in. dla przeniesienia własności nieruchomości, ustanowienia użytkowania wieczystego, umowy majątkowej małżeńskiej, wielu czynności dotyczących spółek handlowych, a także dla niektórych oświadczeń, którym ustawa nadaje taką rangę. Notariusz weryfikuje tożsamość stron, ocenia zdolność do czynności prawnych, wyjaśnia skutki prawne i czuwa, by dokument był zgodny z prawem.

Do często spotykanych usług należą: sporządzanie aktów notarialnych, poświadczenie podpisów (autentyczność), poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem, poświadczenie daty oraz pozostawanie osoby przy życiu lub w danym miejscu. Te poświadczenia mają precyzyjnie określony skutek dowodowy i stosuje się je w obrocie cywilnym, gospodarczym i administracyjnym.

Umowy dotyczące nieruchomości: sprzedaż, darowizna, użytkowanie wieczyste

Przeniesienie własności nieruchomości, jej ułamkowej części lub użytkowania wieczystego wymaga aktu notarialnego. Dotyczy to m.in. umowy sprzedaży, darowizny, dożywocia, zamiany czy ustanowienia służebności. Notariusz sprawdza tożsamość stron, umocowanie do reprezentacji (np. na podstawie pełnomocnictwa), a także podstawę własności sprzedającego (np. księgę wieczystą, akt nabycia).

Przykład: kupujący mieszkanie weryfikuje księgę wieczystą, sprzedający przedstawia dokument potwierdzający własność i zaświadczenia wymagane przepisami (np. o braku osób zameldowanych, jeśli jest to potrzebne do ustaleń stron). Notariusz sporządza akt, składa wniosek o wpis w księdze wieczystej i informuje o skutkach podatkowych oraz opłatach sądowych związanych z czynnością.

Sprawy spadkowe: testament, akt poświadczenia dziedziczenia, dział spadku

W obszarze spadków notariusz sporządza testament (w tym z zapisem windykacyjnym, jeśli spełniono ustawowe warunki), protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia, a także umowę działu spadku. Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia stanowi alternatywę dla postępowania sądowego – po jego zarejestrowaniu w odpowiednim rejestrze potwierdza tytuł do spadku wobec osób trzecich.

W praktyce, gdy spadkobiercy są zgodni i dostępni, notarialny tryb bywa sprawny: strony stawiają się u notariusza z dokumentami (m.in. odpisy aktów stanu cywilnego, akt zgonu, ewentualny testament), a po weryfikacji i sporządzeniu protokołu, notariusz zarejestruje akt poświadczenia dziedziczenia. Dalszy dział spadku (np. przyznanie mieszkania jednemu spadkobiercy ze spłatą pozostałych) także może wymagać formy aktu notarialnego, zwłaszcza gdy obejmuje nieruchomości.

Relacje majątkowe w małżeństwie: umowa majątkowa i pełnomocnictwa

Umowa majątkowa małżeńska (tzw. intercyza) zawierana przed lub w trakcie małżeństwa wymaga aktu notarialnego. Strony mogą ustanowić rozdzielność, ograniczyć wspólność lub rozszerzyć wspólność majątkową – w granicach dozwolonych prawem. Notariusz objaśnia skutki w sferze odpowiedzialności za długi i zarządzania majątkiem.

W wielu sprawach przydatne jest pełnomocnictwo notarialne. Gdy przepis wymaga formy szczególnej dla czynności (np. sprzedaż nieruchomości), pełnomocnictwo powinno mieć tę samą formę. Notariusz poświadcza tożsamość mocodawcy i precyzyjnie określa zakres umocowania, aby uniknąć wątpliwości przy późniejszych czynnościach.

Umowy i uchwały spółek: zakładanie, zmiany i oświadczenia

W prawie handlowym notariusz sporządza akty założycielskie spółek, protokołuje zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy, dokumentuje zmiany umów spółek, podwyższenia kapitału, zbycie udziałów (gdy wymagana jest szczególna forma), a także składa wnioski do KRS w zakresie wynikającym z przepisów. Forma aktu notarialnego zabezpiecza ważność uchwał i umożliwia rejestrację zmian.

Przykład: przy przekształceniu spółki lub zmianie siedziby i przedmiotu działalności potrzebny bywa protokół zgromadzenia sporządzony przez notariusza wraz z listą obecności i wzmiankami o wymaganych większościach. Dokumentacja trafia następnie do sądu rejestrowego.

Poświadczenia: podpisy, odpisy, data i inne

Poświadczenie podpisu potwierdza, że osoba podpisała dokument w obecności notariusza albo uznała złożony wcześniej podpis za własnoręczny. Używa się go przy umowach cywilnoprawnych, pełnomocnictwach czy oświadczeniach do organów administracji. Poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem bywa potrzebne przy składaniu dokumentów do urzędów, banków i sądów. Notariusz może także poświadczyć datę okazania dokumentu (tzw. data pewna) oraz pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Zakres poświadczeń ma podstawę w przepisach, a ich skutek dowodowy jest ściśle zdefiniowany – potwierdza określone okoliczności, nie przesądzając o treści materialnoprawnej dokumentu, chyba że wynika to wprost z ustawy.

Rejestry i elektroniczne wypisy: jak działa obieg dokumentów

Notariusze korzystają z rejestrów notarialnych prowadzonych w systemach elektronicznych, m.in. do rejestracji aktów poświadczenia dziedziczenia i obsługi wypisów. Centralne repozytoria umożliwiają weryfikację dokumentów, a elektroniczne wypisy (z kwalifikowanym podpisem notariusza) funkcjonują równolegle z wypisami papierowymi, jeśli przepisy i praktyka instytucji je akceptują.

W sprawach nieruchomości notariusz składa wnioski wieczystoksięgowe drogą elektroniczną, co zapewnia spójność między treścią aktu a wnioskami do sądu. Dzięki temu obieg dokumentów jest uporządkowany, a dane z aktu trafiają bezpośrednio do systemu ksiąg wieczystych.

Jak przygotować się do wizyty: dokumenty i informacje

Zakres dokumentów zależy od czynności. Co do zasady potrzebne są: dane osobowe (dowód osobisty lub paszport), stan cywilny, NIP/PESEL, a w przypadku spółek – dokumenty rejestrowe i umocowanie do reprezentacji. Przy nieruchomościach przygotuj dane księgi wieczystej, tytuł własności, numer działki, zaświadczenia wymagane przepisami lub ustaleniami stron. Przy spadkach – akty stanu cywilnego, akt zgonu, ewentualny testament, dane wszystkich spadkobierców.

Krótki dialog diagnostyczny pomaga ustalić potrzeby: „Chcemy darować mieszkanie córce. Co zabrać?” – „Tytuł własności, numer księgi, dowody osobiste stron, ewentualne zaświadczenia podatkowe i informacje o obciążeniach. Ustalimy też wartość darowizny do celów podatkowych.” Precyzyjne informacje skracają czas przygotowania aktu i pozwalają uniknąć dodatkowych wizyt.

Koszty i formalności urzędowe: taksy, podatki, opłaty sądowe

Przy części czynności pojawiają się: wynagrodzenie notariusza (taksa notarialna w granicach stawek maksymalnych), podatki przewidziane ustawowo (np. od czynności cywilnoprawnych lub spadków i darowizn, zależnie od sytuacji), a także opłaty sądowe (np. wnioski do ksiąg wieczystych). Notariusz pobiera należności publicznoprawne, gdy przepisy tak stanowią, i przekazuje je właściwym organom. Wysokość opłat zależy od rodzaju czynności, wartości przedmiotu i wymaganych wypisów.

Przykład: przy sprzedaży lokalu oprócz taksy naliczane są opłaty za wypisy aktu i wniosek wieczystoksięgowy. Jeśli czynność podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych, notariusz pobierze go jako płatnik i odprowadzi do urzędu skarbowego.

Kiedy wystarczy poświadczenie, a kiedy konieczny jest akt notarialny

Jeśli przepis nie wymaga formy aktu, często wystarczy poświadczenie podpisu (np. pełnomocnictwo do spraw urzędowych czy umów o mniejszej wadze). Gdy jednak dochodzi do rozporządzenia nieruchomością, ustanowienia ograniczonego prawa rzeczowego, umowy majątkowej małżeńskiej lub wielu czynności spółkowych – konieczny jest akt notarialny. W razie wątpliwości warto przed wizytą skonsultować z kancelarią listę potrzebnych dokumentów i formę wymaganą przez prawo.

W praktyce rozstrzygający jest skutek prawny czynności: im dalej idący wpływ na prawa rzeczowe, status majątkowy lub rejestrowy – tym częściej ustawodawca przewiduje formę aktu, co zwiększa pewność obrotu i ułatwia wpisy do właściwych rejestrów.

Najczęstsze pytania: terminy, obecność stron, pełnomocnictwo

• Czy muszą stawić się wszystkie strony? Zasadniczo tak. Zastępstwo jest możliwe, gdy działa pełnomocnik z odpowiednią formą umocowania.
• Czy można podpisać dokument w innym mieście? Tak, ale dokument może wymagać określonej formy i treści; poświadczenie podpisu lub akt sporządzi notariusz wybrany przez strony.
• Jak długo trwa czynność? Zależy od złożoności i dokumentów. Przy kompletnych materiałach sporządzenie aktu bywa możliwe po uprzednim przygotowaniu projektu.
• Czy potrzebny jest projekt umowy? Często przyspiesza pracę. Notariusz dostosuje treść do wymogów prawa i ustaleń stron.

Źródła i kontakt z kancelarią – informacje praktyczne

Aktualne regulacje wynikają m.in. z ustawy Prawo o notariacie oraz przepisów cywilnych, spadkowych, wieczystoksięgowych i handlowych. Kancelarie informują o wymaganych dokumentach i opłatach przed umówieniem czynności – informacje te mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Dla spraw lokalnych przydatny będzie przegląd stron informacyjnych, np. Usługi notarialne w Gdańsku, gdzie znajdziesz zakres czynności i dane kontaktowe.

Treść niniejszego artykułu ma charakter informacyjny, zgodny z zasadami etyki notarialnej. W konkretnych sprawach konieczna jest weryfikacja dokumentów i stanu prawnego przed dokonaniem czynności.